Datenschutz

1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Obwohl wir den Umgang mit unseren Personendaten nicht geändert haben, veröffentlichen wir auf unserer Website aufgrund des Inkrafttretens des revidierten Datenschutzgesetzes per 1. September 2023 nicht nur eine Datenschutzerklärung für unsere Websitebesucher, sondern auch für unsere Kunden.

Es ist uns ein Anliegen, dass Sie über die Bearbeitung Ihrer Personendaten umfassend informiert sind. Es ist uns wichtig, dass Sie verstehen:

• welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• zu welchem Zweck wir Ihre Personendaten verwenden;
• wer Zugang zu Ihren Personendaten hat;
• wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren;
• was mit Ihren Personendaten nach Ablauf unserer Geschäftsbeziehung resp. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschieht.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere Dienstleistungen und Aktivitäten, soweit wir Ihnen dafür nicht eigene Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen.

 

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist ein bestimmtes Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Das heisst, dieses Unternehmen legt fest, wie die Bearbeitung erfolgt, zu welchem Zweck sie erfolgt und welche Grundsätze da-für gelten sollen. Für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung ist grundsätzlich das folgende Unternehmen verantwortlich:

Montana AG Liegenschaften
Stadtgartenweg 6
7001 Chur

Für datenschutzrechtliche Anfragen können Sie uns wie folgt erreichen:
E-Mail-Adresse: info@montana.ag
Telefon: +41 81 255 16 77

 

3. Was sind «Personendaten» und was heisst «Bearbeitung»

Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d. h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.

«Besonders schützenswerte Personendaten» sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z.B. Daten, die über die Religion oder politische Einstellung Aufschluss geben, Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe.

In Ziff. 5 finden Sie Angaben zu den Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

Mit «Bearbeiten» ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen.

 

4. Wer ist von einer Datenbearbeitung durch uns betroffen?

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Personen («betroffene Personen») betreffen:

• Personen, die eine Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen;
• Drittpersonen (wie Familienmitglieder, Banken etc.), die mit denjenigen Personen, welche eine Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen, rechtlich verbunden sind;
• Kontaktpersonen unserer Geschäftspartner.

5. Welche Daten bearbeiten wir über Sie zu welchem Zweck?

Welche Daten wir über Sie bearbeiten, hängt von Ihrer Beziehung zu uns ab. Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen. Wir erheben diese Daten in erster Linie direkt von Ihnen, z.B. wenn Sie uns einen Auftrag für unsere Dienstleistungen erteilten oder wenn Sie mit uns kommunizieren.

Wir bearbeiten Personendaten ausschliesslich zur Vertragserfüllung und halten dabei die gesetzlichen Anforderungen ein.

Wir bearbeiten vor allem die im folgenden beschriebe-nen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Lauf der Zeit ändern (z.B. bei einer Adressänderung oder einer anderen Mutation), können wir neben dem aktuellen auch den früheren Stand aufbewahren.

Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir nebst den Vertragsdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen oder gegebenenfalls für Marketing und Werbe-zwecke benötigen (Einladung zu Anlässen, Newsletter etc.).

Bei Kunden und weiteren Vertragspartnern, die Unter-nehmen sind, bearbeiten wir Daten über unsere Kontaktpersonen, z.B. Name und Adresse, Angaben zu Titeln, zur Funktion im Unternehmen, Qualifikationen und ggf. Angaben über Vorgesetzte und Mitarbeitende.

Buchhaltungsdaten

Unsere Dienstleistungen umfassen auch das Führen der Buchhaltung. Zu diesem Zweck bearbeiten wir Da-ten über Ihre Debitoren und Kreditoren, allfällige Angestellte und Organe.

Die dafür benötigten Informationen erhalten wir von Ihnen, Ihren Zulieferern und Dienstleistern etc.

Die Informationen für die Abwicklung der Lohnbuchhaltung Ihrer Mitarbeiter erhalten wir ausschliesslich von Ihnen sowie den zuständigen Behörden.

Sonstige Daten

Daten von Ihnen erheben wir auch in anderen Situationen, die wir in dieser Datenschutzerklärung nicht abschliessend umschreiben können.

Im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren etwa fallen Daten an (wie z.B. Aktenanforderung von Steuerbehörden).

Die Daten, die wir gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiten, beziehen sich nicht nur auf unsere Kunden, sondern teilweise auch auf Dritte (Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen von Verheirateten und Personen mit Kindern etc.). Wenn Sie uns Daten über

Dritte übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und dass diese Daten richtig sind und dass Sie die entsprechenden Personen darüber informiert ha-ben. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies.

6. Wem werden Ihre Daten bekanntgegeben?

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Personendaten, handeln nach Weisung und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Weiteren können folgende Institutionen Kenntnis von Ihren Daten erlangen:

Behörden

Wo zur Auftragserfüllung nötig, werden Daten an Behörden weitergegeben.

Dienstleister

Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen, um unsere Dienstleistungen erbringen zu können. Diese Dienstleistungen betreffen z.B. IT-Dienstleistungen und Marketingdienstleistungen.

Wir geben Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere vertraglichen Vereinbarungen sowie geeignete Instruktionen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.

7. Werden Ihre Daten ins Ausland bekanntgegeben?

Wie in Ziff. 6 erläutert, bearbeiten nicht nur wir Ihre Personendaten, sondern gegebenenfalls auch unsere Dienstleister, die sich jedoch grundsätzlich in der Schweiz befinden.

Aufgrund der Verwendung neuster Technologien (z.B. Cloudlösung), kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten ins Ausland – auch ausserhalb der EU bzw. des EWR gelangen.

Die entsprechenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang schützen wie in der Schweiz oder in der EU bzw. dem EWR-Raum (z.B. USA). Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen (oder verpflichten unsere Dienstleister diese zu treffen), um den schwächeren

gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen. Dazu verwenden wir i.d.R. die von der Europäischen Kommission und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ausgestellten oder anerkannten Standardvertragsklauseln (weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unter (Standard contractual clauses for controllers and processors in the EU/EEA (europa.eu).

Folgende Daten werden bei internationalen Konzernen gehostet: M365 Daten (z.B. Mail, Teams, Sharepoint)

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für unsere Unterlagen beträgt grundsätzlich zehn Jahre. In gewissen gesetzlich vorgeschriebenen Fällen auch.

9. Welche Rechte haben Sie?

Im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung ha-ben Sie das Recht:

• Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• Korrekturen zu verlangen, wenn Daten unrichtig sind;
• Widerspruch zu erheben und die Einschränkung oder Löschung von Daten zu verlangen, sofern wir nicht zur weiteren Bearbeitung verpflichtet oder berechtigt sind;
• die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• die Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Beachten Sie bitte, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen und dass Ausnahmen oder Einschränkungen gelten können (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren.

Wenn Sie uns gegenüber Rechte ausüben wollen, wen-den Sie sich bitte schriftlich an uns (vgl. Ziff. 2).

10. Einwilligung in die Datenbearbeitung

Als Montana AG Liegenschaften Kunde sind Sie damit einverstanden, dass

• wir Ihre personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag bearbeiten;
• wir mit sämtlichen Behörden (Steuerbehörden, Betreibungs- und Sozialamt etc.), Gerichten sowie Sozialversicherungen (Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung, Unfallversicherung), im Rahmen der Zweckerfüllung des abgeschlossenen Auftrages, Daten austauschen, diese den entsprechenden Stellen bekanntgeben und relevante Unterlagen einholen;
• der Informationsaustausch mit Ihnen, Behörden und anderen Drittparteien via unverschlüsseltem E-Mail-Verkehr erfolgen kann (gilt nicht für Lohnabrechnungen);
• wir im Rahmen der Auftragserfüllung – sofern nötig – Daten ins Ausland bekanntgeben dürfen; Folgende Daten werden bei internationalen Konzernen gehostet: M365 Daten (z.B. Mail, Teams, Sharepoint).
• die Montana AG Liegenschaften neuste Technologien verwendet, die auch bei der Nutzung von Schweizer Servern eine Datenbekanntgabe ins Ausland nicht ohne Restrisiko ausschliessen kann.

11. Verarbeitungsverfahren

Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen

erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.

Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

Vermarktungsprozess

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt.

Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

Beratungsprozess

Personen aus Beratungsmandaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

Digitales Kunden-/Benutzerkonto

Gewisse Dienstleistungen bieten wir über ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto auf unseren Servern an. Mit der Eröffnung eines Kunden-/Benutzerkontos er-klären sich betroffene Personen damit einverstanden, dass wir ihre Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.), Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unserer Services erstellen und mit den betroffenen Personen in Kontakt treten.

Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht werden. Die Personendaten werden innerhalb 3 Monaten aus unseren Datenbanken entfernt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

Wir verzichten darauf, die Nutzung unserer digitalen Informationsangebote von einem Kunden-/Benutzerkonto abhängig zu machen.

12. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Wir würden Sie in gleicher Form informieren, wie Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis gebracht wurde. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.